Der Startschuss zur Digitalisierung

Wieso denn dann nicht einfach anpassen zu: “Always improve a Running System.”, “Das können wir noch besser machen.” und “Unsere Prozesse können bestimmt noch besser laufen!”. Klingt doch direkt erfrischender und bereitet Vorfreude darauf, die bestehenden Prozesse einmal zu überarbeiten.

Tipp: Hilfreich können hier oft auch neue Mitarbeiter im Betrieb sein, die das Unternehmen gerade neu kennenlernen.

Generell sind die Mitarbeiter aus allen Bereichen des Unternehmens die beste Quelle für alle im Alltag laufenden Prozesse. Denn genau diese Prozesse gilt es zu Beginn einmal offenzulegen und genauer zu betrachten:

• Wie genau schauen eigentlich meine Arbeitsabläufe aus?
  
• Was sind die Resultate? Arbeitet anschließend ein weiterer Kollege damit und wie benötigt er eigentlich die Informationen dafür?
  
• Wie und wo erledige ich meine Aufgaben (auf Papier, Excel/Word, etc.)?

Fast schon automatisch bildet sich eine Prozesskette und damit der große Überblick über potenzielle Dopplungen, mögliche Erleichterungen oder Zeitschlucker. Denn macht es überhaupt Sinn, einen noch nicht ausgereiften, analogen Prozess zu digitalisieren, wenn dieser noch in der Urform Verbesserungspotential hat?

Tipp: Nur wer sein Repertoire an Softwarelösungen regelmäßig begutachtet und versucht, dieses ggf. zu bereinigen, hat die Chance auf weniger verschiedene Lösungen. Denn wenige Softwarelösungen mit mehreren Funktionalitäten und besseren Integrationen sind die Basis für flüssig laufende Prozesse im Unternehmen.

Projektplanung und Auswahl

Nachdem der Status Quo klar ist, kann in die Planung übergegangen werden. Hier ist der einfachste Weg, sich an einen klaren Ablauf zu halten. Eine Möglichkeit für das Finden der optimalen Softwarelösung wäre:

Projektstart und Analyse

• Strategie, Ziele und Wünsche (im Team) festlegen
  

Tipp: Definiere klare Ziele sowie einen ersten groben Ablaufplan des Projekts.

• Abstimmen der Hauptfunktionen der Software. Was brauchen wir wirklich?
  
• Schwachstellen der betroffenen Geschäftsprozesse aufnehmen. Was kann verbessert werden und wie könnte der bessere Ablauf aussehen (optional grafische Prozessketten)?
  
• Welche Software ist momentan in Betrieb?
  

Lastenheft und Dokumentation

• Bestimme Anbieter, welche die passende Lösung haben könnten (ca. 5-10 Anbieter)
  
• Erstelle eine Liste mit den gewünschten Softwarefunktionen, um die verbesserten Unternehmensabläufe digital abzubilden.
  

Bsp.: Kann mit der Software in der mobilen Version auch ohne Empfang/Internet gearbeitet werden? (Ja/Nein Fragen formulieren)

•  Versand der Liste, der Ziele und Wünsche durch das Projekt sowie der grafischen Prozessketten
  

Auswertung

•  Qualitätsprüfung und Auswertung der Rückmeldungen
  
• Bestimmen des Erfüllungsgrades als Bewertungsgrundlage. Wie oft wurde mit Ja und Nein geantwortet?
• Auswahl der drei Favoriten
  
• Referenzkunden befragen (min. 3). Wie war die Erfahrung mit dem Anbieter? Wie verlief die Kommunikation mit dem Hersteller und wie zufrieden sind Sie jetzt?
  

Präsentationen

Tipp: Glaube nur, was der Anbieter auch beweisen kann.

• Erarbeite einen Präsentationsablauf, an den sich das Softwareunternehmen zu halten hat. Nur so kann im Nachhinein ein Vergleich gezogen werden.
  
• Kernprozess für die Präsentation festlegen. (z.B.: Erfassung von Eingangsrechnungen)
  
• Bewertung und Auswertung der Präsentation
  

Tipp: Erstelle ein Lastenheft und lege viel Wert auf die Auswertung. Wird auf die Anforderungen und Wünsche eingegangen oder versucht der Anbieter mit tollen alternativen Funktionen abzulenken.

Neben der Ablaufplanung zur Findung der passenden Software solltest Du dir natürlich auch Gedanken über den Zeitplan machen. Für die Vorbereitung kann mit ca. sechs Monaten gerechnet werden. Die Einführung der Software kann eventuell im Frühjahr stattfinden, wo der Geschäftsbetrieb noch ruhiger ist. Hier ist jedoch schwer im Vorhinein zu bestimmen, wie lange eine Einführung dauern kann, da dies sehr abhängig vom Funktionsumfang ist. Eventuell können der Softwareanbieter oder die Referenzkunden Erfahrungswerte mit auf den Weg geben (ca. 2-mal die Vorbereitungszeit).

Doch welche Softwareart ist überhaupt die Richtige für mich? Hier kann grob zwischen Individual-Software und Branchenlösungen differenziert werden sowie Insellösungen und Software, welche viele Bereiche auf einmal abdecken kann.

Individual-Software bezeichnet eine für ein Unternehmen eigens entwickelte Lösung. Diese ist immer einzigartig und neuartig. Individualität und Flexibilität in Bezug auf betriebsinterne Anpassungen sind hier die entscheidenden Merkmale.

Hingegen ist die Branchenlösung eine durch spezialisierte Dienstleister für den Markt entwickelte Software, an die sich meist der Kunde anpassen muss. Vorteile sind Verfügbarkeit, Erprobtheit, Branchenwissen sowie Dokumentationen für das schnelle Erlernen.

Insellösungen stehen für sich allein z.B.: eine Software für das Mängelmanagement. Die übergreifende Software hingegeben bietet dir ein Gesamtpaket aus z.B.: Kalkulation, Planverwaltung, Bauabwicklung etc.

Für die Entscheidungsfindung ist hier die zuvor durchgeführte Analyse essenziell. Basiert der Geschäftserfolg auf individuellen Prozessen oder kann durch die Anpassung der Prozesse an die neue Lösung schon eine Effizienzsteigerung erzielt werden?

Die Einführung

Der entscheidende Faktor für den Erfolg ist die Kommunikation im Team. Sie macht das Projekt schmackhaft, gibt das Gefühl, am Projekt mitwirken zu können und stärkt den Zusammenhalt, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Durch das Einbeziehen aller Mitarbeiter werden von Anfang an Ungewissheiten und Unklarheiten vermieden.

An zweiter Stelle steht ein möglichst reibungsloser Go-Live-Tag. Lege großen Wert auf ausreichende Schulung der Mitarbeiter zu Beginn der Einführung. Wenn ein gewisses Interesse und etwas Neugierde besteht, spielt auch das Alter der Lernenden keine Rolle. Veranschauliche immer wieder die Vorteile der neuen Lösung.

Bei Aussagen wie: “Mit der neuen Lösung dauert alles viel länger als zuvor..” oder “Jetzt habe ich deutlich mehr Arbeit als vor der neuen Lösung”, hinterfrage genau, wie diese Annahme entstanden ist und akzeptiere sie nicht direkt. Lass dich dadurch nicht entmutigen, denn oft ist mit zusätzlicher Schulung schnelle Abhilfe geschaffen.

Ein weiterer Faktor, der die Akzeptanz enorm steigert, ist das Engagement vom Chef. Unsicherheiten oder Abneigung färben ab. Hier muss ganz klar die Rolle des Vorbilds vorangetragen werden.

Wenn möglich, kann es sinnvoll sein, die neue Software schrittweise in das Unternehmen einzuführen. Dadurch wird die Anzahl der Schulungen reduziert, der laufende Betrieb kommt nicht ins Stocken und die Mitarbeiter werden nicht mit neuem Wissen überflutet.

Tipp: Motiviere deine Mitarbeiter vor und nach den Schulungen zu üben. Stelle einen gut ausgestatteten Schulungsraum zur Verfügung oder schaffe eine ähnliche Umgebung übergangsweise. Plane die Schulungen genau und überprüfe sie regelmäßig auf Effizienz.

10. Goldene Regeln zum Projekterfolg

1. Definiere zusammen mit deinem Team/Mitarbeitern die Ziele des Projekts. Jeder, der später damit arbeiten soll, sollte mit einbezogen werden.
   
2. Kommuniziere regelmäßig und offen über das Projekt.
   
3. Gebe klare Richtlinien ab der Einführung vor.
   
4. Motiviere das Team/Mitarbeiter zur Teilnahme.
   
5. Lege großen Wert auf Schulungen.
   
6. Vermeide den Fehler der Annahme so gut wie es geht. Vor allem während der Entscheidungsphase.
   
7. Fehler und Rückschläge gehören zum Prozess. Lass dich dadurch nicht entmutigen.
   
8. Definiere ganz klar deine Anforderungen und Ziele sowie deren Mehrwert beim Einsatz im Unternehmen.
   
9. Lege großen Wert auf kontinuierliches Schulen und ständiges Üben.
   
10. Führe die Software schrittweise ein.